Una solución fácil para gestionar la asistencia de su evento

GAM Cultural

Novedades - Mar 24

Gestione toda la asistencia de su evento con sólo el navegador de su teléfono

Los retos de la organización de un evento varían en cantidad e intensidad dependiendo de la naturaleza de éste, pero en todos la asistencia es clave, es el motor del evento.

Gestionarla demanda gran cantidad de tiempo, recursos y energía de los involucrados.

Te presentamos la siguiente solución que resuelve tres factores medulares:

• El registro de asistentes

• El control de ingreso

• El análisis de asistencia

1. El registro

Cada interesado en asistir al evento se registra y recibe vía email su código QR de acceso único por persona.

Sólo defina el día, horario, aforo total del evento y despreocúpese del seguimiento que demanda gran cantidad de horas.

Ahora puede invertir ese tiempo en lo realmente valioso: la promoción.

Incluya el link del registro en cada publicación e invitación que realice.

Actividades supeditadas

Si el evento además tiene actividades paralelas, simultáneas, con horarios específicos, en salas distintas y con cupos limitados, ésta es la forma de delegar esa logística y liberar tiempo para enfocarse en atender al público.

Base de datos

Si no tiene una base de datos ésta es la oportunidad de iniciarla con los contactos recolectados desde el link de registro.

Capte leads verificados, serán el punto de partida para sus futuros eventos y de una base de datos ordenada.

2. El control de ingreso

Cada teléfono se convierte en un escáner.

Sin descargar Apps escanee cada código QR desde el navegador de su teléfono y verifique si la entrada es válida.

Asigne los escáneres que requiere según la escala del evento y delegue en colaboradores o voluntarios.

3. Análisis de asistencia

Obtenga métricas que aportan valor.

Datos para dimensionar el impacto y conocer la población beneficiada como:

• Data demográfica de los asistentes

- Grupo etario

- Segmentación por género

• Zona de procedencia

Segmentación por provincia, cantón y distrito

• Demanda

Medición durante todo el horario del evento

• Recurrencia

Diferenciar a los asistentes que regresan a su evento

Muy útil para los evento que tienen ediciones y se realizan con frecuencia.

¿Quién produce la solución?

Esta solución es desarrollada por GAM Cultural, plataforma dedicada a documentar y promocionar los eventos culturales del Gran Área Metropolitana de Costa Rica y que desde el 2009 ha documentado 28.720 eventos.

El Art City Tour utiliza esta herramienta para gestionar todo el ciclo de asistencia. Con esta solución atendió 8.702 visitantes sólo en el 2023.